दस्तावेज़ों का अपोस्टिलीकरण एक ऐसी प्रक्रिया है, जिसका आधी सदी पहले सामने आना अपरिहार्य था। इससे पहले कांसुलर वैधीकरण की एकमात्र प्रणाली थी (जो कुछ देशों के साथ संबंधों में आज भी लागू है)। यह प्रणाली लंबी और बहुचरणीय थी, जिससे विदेशी नागरिकों के लिए विदेश में व्यावसायिक और व्यक्तिगत प्रकृति के विभिन्न मामलों का समाधान काफ़ी धीमा हो जाता था। 1961 में हेग में अपनाए गए विदेशी सार्वजनिक दस्तावेज़ों के वैधीकरण की आवश्यकता को समाप्त करने वाले कन्वेंशन ने कांसुलर वैधीकरण के विकल्प के रूप में अपोस्टिल की व्यवस्था शुरू की और पूरी प्रक्रिया को काफ़ी सरल बना दिया। अब विदेश में किसी आधिकारिक दस्तावेज़ की कानूनी वैधता की मान्यता के लिए अपोस्टिल लगाना पर्याप्त है। यह एक विशेष आयताकार मुहर (चिह्न) है, जो हस्ताक्षरों, हस्ताक्षरकर्ता के पूरे नाम और उस हैसियत को प्रमाणित करती है जिसमें उसने हस्ताक्षर किए, और कुछ मामलों में दस्तावेज़ पर लगी मुहरों की प्रामाणिकता को भी। इस चिह्न के विवरणों में अपोस्टिल लगाने वाले राज्य का नाम, दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति का पूरा नाम, अपोस्टिलीकरण के अधीन दस्तावेज़, दस्तावेज़ों पर लगी मुहरों को लगाने वाले संस्थान का नाम, अपोस्टिल जारी करने वाला प्राधिकरण तथा अन्य विवरण दर्शाए जाते हैं।
रूसी कानून के अनुसार अपोस्टिलीकरण न्याय मंत्रालय, आंतरिक मामलों के मंत्रालय, रक्षा मंत्रालय, प्रोसिक्यूटर जनरल कार्यालय, नागरिक पंजीकरण कार्यालयों (ZAGS), संघीय अभिलेखागार एजेंसी और रूसी संघ के क्षेत्रों के कार्यकारी निकायों जैसे संस्थानों के अधिकार क्षेत्र में आता है। उदाहरण के लिए, यदि आपको विश्वविद्यालय के डिप्लोमा या विज्ञान के उम्मीदवार (कैंडिडेट ऑफ़ साइंसेज़) की डिग्री का वैधीकरण कराना है, तो दस्तावेज़ का संबंधित देश की राजभाषा में अनुवाद किया जाता है, अनुवाद को नोटरी से प्रमाणित कराया जाता है (वास्तव में नोटरी प्रमाणित पेशेवर अनुवादक के हस्ताक्षर को प्रमाणित करता है), और नोटरी की मुहर तथा हस्ताक्षर को अपोस्टिल से प्रमाणित किया जाता है। यहाँ यह भी बताना आवश्यक है कि कुछ मामलों में कानून के अनुसार दस्तावेज़ों को नोटरी प्रमाणन की आवश्यकता नहीं होती और अनुवाद ब्यूरो की अपनी मुहर ही पर्याप्त होती है। एक और बारीकी यह है कि अपोस्टिल वाणिज्यिक दस्तावेज़ों (सीमा शुल्क घोषणाओं, प्रमाणपत्रों आदि) पर नहीं लगाया जाता।
हालाँकि, यदि राज्यों के बीच आधिकारिक (नोटरी द्वारा प्रमाणित) दस्तावेज़ों की पारस्परिक मान्यता के समझौते लागू हैं, तो अपोस्टिल की भी आवश्यकता नहीं पड़ सकती। उदाहरण के लिए, रूसी दस्तावेज़ों का अपोस्टिलीकरण (और वस्तुतः वैधीकरण) अधिकांश CIS देशों और यूरोप तथा एशिया के पूर्व समाजवादी खेमे के देशों (पोलैंड, हंगरी, चेक गणराज्य, पूर्व यूगोस्लाविया के देश आदि) के लिए आवश्यक नहीं है। वहीं इंग्लैंड, अमेरिका, कनाडा, जर्मनी, फ्रांस, इटली और आंशिक रूप से स्पेन में (नागरिक पंजीकरण कार्यालय के दस्तावेज़ों को छोड़कर) आदि देशों में दस्तावेज़ों के वैधीकरण के लिए अपोस्टिलीकरण आवश्यक है।
नोटरी प्रमाणित अनुवाद और अपोस्टिल सहित अनुवाद का ऑर्डर आप हमेशा Kerner ब्यूरो में दे सकते हैं। हम रूसी संघ के संबंधित प्राधिकरणों और संस्थानों में निर्धारित समय-सीमा में अपोस्टिलीकरण सुनिश्चित करने के लिए तैयार हैं।
दस्तावेज़ों के अपोस्टिलीकरण की प्रक्रिया में दस्तावेज़ के मूल देश में ही उसके साथ एक विशेष प्रमाणपत्र संलग्न किया जाता है, जिसे "अपोस्टिल" कहा जाता है।
इसे दस्तावेज़ पर ही मुहर के रूप में लगाया जा सकता है, या उसके साथ अलग पृष्ठ पर संलग्न किया जा सकता है।
प्रमाणपत्र का स्वरूप कन्वेंशन द्वारा निर्धारित मानक होता है। इसके क्रमांकित खानों में दस्तावेज़ के मूल देश, उस पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति, तथा यह जानकारी दी जाती है कि प्रमाणन किसने, कहाँ और कब किया, साथ ही उसका हस्ताक्षर, मुहर और पंजीकरण क्रमांक भी।
हेग कन्वेंशन में शामिल वे राज्य, जिनमें «अपोस्टिल» की मुहर लगाकर सरलीकृत वैधीकरण लागू है
* - इनमें शामिल हैं: जर्सी, बेलिविक, गर्नसी, जिब्राल्टर, आइल ऑफ़ मैन, मोंटसेराट, बरमूडा, सेंट हेलेना (नीदरलैंड एंटिल्स), न्यू हेब्राइड्स, टर्क्स और कैकोस द्वीप, केमैन द्वीप, वर्जिन द्वीप, फ़ॉकलैंड द्वीप।
** - केवल हांगकांग और मकाऊ के क्षेत्र में।
हेग कन्वेंशन का प्रभाव शिक्षा, वैवाहिक/नागरिक स्थिति, कार्य अनुभव से संबंधित दस्तावेज़ों, जीवित होने के प्रमाणपत्रों, प्रमाण-पत्रों, मुख्तारनामों (पावर ऑफ़ अटॉर्नी), न्यायालयीन निर्णयों तथा दीवानी, पारिवारिक और आपराधिक मामलों की सामग्रियों पर लागू होता है।
अपोस्टिल को आगे किसी प्रमाणन या वैधीकरण की आवश्यकता नहीं होती और इसे कन्वेंशन में भाग लेने वाले सभी राज्यों के आधिकारिक प्राधिकरण मान्यता देते हैं।
यदि दस्तावेज़ के वैधीकरण को समाप्त या सरल करने वाले कानूनी आधार मौजूद हों, तो अपोस्टिल का उपयोग आवश्यक नहीं हो सकता।
अपोस्टिल निम्नलिखित पर नहीं लगाया जाता:
अपोस्टिलीकरण की प्रक्रिया स्वयं अनुवाद ब्यूरो में संपन्न नहीं की जाती। हमारे कर्मचारी अनुवाद करते हैं और दस्तावेज़ों को संबंधित प्राधिकरणों में अनुमोदन के लिए तैयार करते हैं।
अपोस्टिल निम्नलिखित संस्थानों में लगाया जाता है:
हमारे ब्यूरो के अनुवादकों ने विभिन्न आधिकारिक दस्तावेज़ों के वैधीकरण के क्षेत्र में काफ़ी अनुभव अर्जित किया है।