文件办理 Apostille 认证,是半个世纪前就势在必行的一项程序。此前唯一可行的领事认证体系(对部分国家至今仍然适用)耗时长、环节多,严重拖慢了外国公民在境外办理各类商务和个人事务的进度。1961年在海牙通过的《取消外国公文书认证要求的公约》引入 Apostille,作为领事认证的替代方式,大幅简化了整个流程。如今,官方文件要在境外获得法律效力,只需加盖 Apostille,即一枚特定的矩形印章(标记),用以证明签署人的签名、姓名及其签署身份,在个别情况下还证明加盖在文件上的印章是否真实。印章中会载明出具 Apostille 的国家名称、签署文件人员的姓名、文件是否需要办理 Apostille、在文件上加盖印章的机构名称、出具 Apostille 的机关,以及其他要素。
根据俄罗斯法律,办理 Apostille 的职权属于司法部、内务部、国防部、总检察院、民事登记机关(ЗАГС)、联邦档案署以及俄联邦各地区的执行机关等机构。例如,如果您需要认证高校毕业证书或副博士学位证书,须先将文件翻译成目标国家的官方语言,再对译文办理公证(实际上是公证员对专业认证翻译人员的签名进行公证),最后由 Apostille 证明公证员的印章和签名。需要说明的是,在某些情况下,依照法律规定,文件无需公证,仅加盖翻译公司自己的印章即可。另一点需要注意:商业文件(如海关申报单、证书等)不加盖 Apostille。
不过,如果两国之间订有官方(经公证)文件互认协议,也可能无需办理 Apostille。因此,俄罗斯文件在大多数独联体国家以及欧洲和亚洲的原社会主义阵营国家(波兰、匈牙利、捷克、原南斯拉夫各国等)无需办理 Apostille(也无需认证)。而在英国、美国、加拿大、德国、法国、意大利以及西班牙(部分情形,民事登记机关文件除外)等国,文件认证则必须办理 Apostille。
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文件办理 Apostille 的流程是:在文件出具国境内,为文件附上一份专门的证书,称为“Apostille”。
该证书可以以印章形式加盖在文件本身上,也可以附在单独一页上。
证书采用公约规定的标准格式,在带编号的栏目中载明文件出具国、签署人、认证的执行人、地点和时间、其签名和印章,以及登记编号。
已加入《海牙公约》、实行加盖“Apostille”印章简化认证的国家
* – 包括:泽西岛、贝利维克、根西岛、直布罗陀、马恩岛、蒙特塞拉特、百慕大、圣赫勒拿(荷属安的列斯群岛)、新赫布里底群岛、特克斯和凯科斯群岛、开曼群岛、维尔京群岛、福克兰群岛。
** – 仅限香港和澳门地区。
《海牙公约》适用于教育文件、民事状况文件、工作年限证明、健在证明、证明书、委托书、法院裁决,以及民事、家庭和刑事案件材料。
Apostille 无需再作进一步公证或认证,并为公约所有成员国的官方机构所承认。
如果存在取消或简化文件认证的法律依据,则可以不使用 Apostille。
Apostille 不适用于以下文件:
办理 Apostille 的程序本身并不在翻译公司进行,我们的工作人员负责翻译,并准备好文件,以便提交有关机关审批。
Apostille 在以下机构加盖:
我们翻译公司的译员在各类官方文件的认证方面积累了丰富经验。