La apostilla de documentos es un procedimiento cuya aparición, hace ya medio siglo, era inevitable. El sistema anterior, sin alternativa alguna, era la legalización consular (que aún se aplica en las relaciones con algunos Estados): un trámite largo y de múltiples etapas que frenaba considerablemente la resolución en el extranjero de todo tipo de asuntos empresariales y personales de los ciudadanos extranjeros. El Convenio sobre la supresión del requisito de legalización de los documentos públicos extranjeros, adoptado en La Haya en 1961, introdujo la apostilla como alternativa a la legalización consular y simplificó notablemente todo el proceso. Hoy, para que un documento oficial tenga validez jurídica en el extranjero, basta con estampar la apostilla: un sello rectangular especial (signo) que certifica las firmas, el nombre completo y la calidad en la que actúa el firmante y, en determinados casos, la autenticidad de los sellos que acompañan al documento. Los datos del signo incluyen el nombre del Estado que expide la apostilla, el nombre completo de quien firmó los documentos, la condición del documento como susceptible de apostilla, la denominación de la institución que puso los sellos que acompañan a los documentos, la autoridad que expidió la apostilla, así como otros datos.
De acuerdo con la legislación rusa, la apostilla es competencia de instituciones como el Ministerio de Justicia, el Ministerio del Interior, el Ministerio de Defensa, la Fiscalía General, los registros civiles (ZAGS), la Agencia Federal de Archivos y los órganos ejecutivos de las regiones de la Federación de Rusia. Así, por ejemplo, si necesita legalizar un diploma universitario o un título de candidato en ciencias, el documento se traduce al idioma oficial del país correspondiente, la traducción se certifica ante notario (en rigor, el notario certifica la firma de un traductor profesional certificado) y el sello y la firma del notario se acreditan con la apostilla. Cabe señalar que en algunos casos, conforme a la legislación, los documentos no requieren certificación notarial y basta con el sello de la propia oficina de traducción. Otro matiz: la apostilla no se estampa en documentos comerciales (declaraciones aduaneras, certificados, etc.).
Sin embargo, es posible que tampoco haga falta la apostilla si entre los Estados rigen acuerdos de reconocimiento mutuo de documentos oficiales (notarialmente certificados). Así, para la mayoría de los países de la CEI y del antiguo bloque socialista de Europa y Asia (Polonia, Hungría, República Checa, países de la antigua Yugoslavia, etc.) no se requiere la apostilla (ni, en rigor, la legalización) de los documentos rusos. En cambio, la apostilla es necesaria para legalizar documentos en Inglaterra, EE. UU., Canadá, Alemania, Francia, Italia, parcialmente en España (excepto los documentos del registro civil) y otros países.
Puede encargar a Kerner una traducción con certificación notarial y una traducción con apostilla en cualquier momento. Estamos en condiciones de gestionar la apostilla en los plazos acordados ante las autoridades e instituciones correspondientes de la Federación de Rusia.
El proceso de apostilla de documentos consiste en que, directamente en el país de origen del documento, se le adjunta un certificado especial llamado "Apostilla".
Puede estamparse en el propio documento en forma de sello o adjuntarse a él en una hoja aparte.
El certificado tiene un formato estándar, establecido por el Convenio, y contiene, en campos numerados, información sobre el país de origen del documento, la persona que lo firmó, así como sobre quién, dónde y cuándo realizó la certificación, además de su firma, su sello y el número de registro.
Estados parte del Convenio de La Haya en los que se ha introducido la legalización simplificada mediante el sello «Apostilla»
* – incluye: Jersey, Bailía, Guernsey, Gibraltar, Isla de Man, Montserrat, Bermudas, Santa Elena (Antillas Neerlandesas), Nuevas Hébridas, Islas Turcas y Caicos, Islas Caimán, Islas Vírgenes, Islas Malvinas.
** – solo en el territorio de Hong Kong y Macao.
El Convenio de La Haya se aplica a documentos de formación académica, estado civil, antigüedad laboral, certificados de supervivencia, certificaciones, poderes, resoluciones judiciales y documentos de procedimientos civiles, de familia y penales.
La apostilla no requiere ninguna certificación ni legalización adicional y es reconocida por las autoridades oficiales de todos los Estados parte del Convenio.
La apostilla puede no utilizarse si existen fundamentos jurídicos que eliminen o simplifiquen la legalización del documento.
La apostilla no se estampa en:
El procedimiento de apostilla en sí no se realiza en la oficina de traducción: nuestros empleados realizan la traducción y preparan los documentos para su validación ante las autoridades correspondientes.
La apostilla se estampa en las siguientes instancias:
Los traductores de nuestra oficina han acumulado una amplia experiencia en la legalización de diversos documentos oficiales.