Die Apostillierung von Dokumenten ist ein Verfahren, dessen Aufkommen vor einem halben Jahrhundert unausweichlich war. Das zuvor alternativlose System der konsularischen Legalisation (das im Verkehr mit einigen Staaten bis heute gilt) war langwierig und mehrstufig und bremste damit erheblich die Erledigung unterschiedlichster geschäftlicher und persönlicher Angelegenheiten, die ausländische Staatsbürger im Ausland zu regeln hatten. Das 1961 in Den Haag verabschiedete Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation führte die Apostille als Alternative zur konsularischen Legalisation ein und vereinfachte das gesamte Verfahren erheblich. Um die Rechtskraft einer öffentlichen Urkunde im Ausland anzuerkennen, genügt nun die Anbringung einer Apostille – eines speziellen rechteckigen Stempels (Vermerks), der die Unterschrift, den vollständigen Namen und die Eigenschaft bestätigt, in der die unterzeichnende Person gehandelt hat, und in einzelnen Fällen auch die Echtheit der Siegel und Stempel, mit denen das Dokument versehen ist. Die Angaben des Vermerks umfassen die Bezeichnung des Staates, der die Apostille erteilt hat, den vollständigen Namen der Person, die das zu apostillierende Dokument unterzeichnet hat, die Bezeichnung der Stelle, deren Siegel das Dokument trägt, die Behörde, die die Apostille ausgestellt hat, sowie weitere Angaben.
Nach russischem Recht liegt die Apostillierung in der Zuständigkeit von Stellen wie dem Justizministerium, dem Innenministerium, dem Verteidigungsministerium, der Generalstaatsanwaltschaft, den Standesämtern (ZAGS), der Föderalen Archivagentur und den Exekutivorganen der Regionen der Russischen Föderation. Benötigen Sie beispielsweise die Legalisation eines Hochschuldiploms oder eines Diploms über den Grad eines Kandidaten der Wissenschaften, wird das Dokument in die Amtssprache des jeweiligen Landes übersetzt und die Übersetzung notariell beglaubigt (genau genommen beglaubigt der Notar die Unterschrift des professionellen, zertifizierten Übersetzers); Siegel und Unterschrift des Notars werden anschließend mit einer Apostille bestätigt. Anzumerken ist, dass in einer Reihe von Fällen Dokumente nach der Gesetzeslage keine notarielle Beglaubigung benötigen und das Siegel des Übersetzungsbüros selbst ausreicht. Ein weiterer Punkt: Auf Handelsdokumente (Zollanmeldungen, Zertifikate usw.) wird keine Apostille angebracht.
Mitunter ist aber auch keine Apostille erforderlich, nämlich dann, wenn zwischen den Staaten Abkommen über die gegenseitige Anerkennung öffentlicher (notariell beglaubigter) Dokumente gelten. So ist für russische Dokumente in den meisten GUS-Staaten und in den ehemaligen sozialistischen Ländern Europas und Asiens (Polen, Ungarn, Tschechien, die Staaten des ehemaligen Jugoslawiens usw.) weder eine Apostillierung noch eine Legalisation erforderlich. Dagegen ist die Apostillierung für die Legalisation von Dokumenten in England, den USA, Kanada, Deutschland, Frankreich, Italien, teilweise auch in Spanien (außer bei Standesamtsurkunden) usw. notwendig.
Einen Auftrag für eine notariell beglaubigte Übersetzung oder eine Übersetzung mit Apostille können Sie jederzeit im Übersetzungsbüro Kerner erteilen. Wir sorgen dafür, dass die Apostillierung bei den zuständigen Behörden und Einrichtungen der Russischen Föderation innerhalb der vereinbarten Fristen erfolgt.
Der Vorgang der Apostillierung von Dokumenten besteht darin, dass dem Dokument direkt im Ausstellungsland ein spezielles Zertifikat beigefügt wird, die sogenannte „Apostille“.
Sie kann entweder als Stempel auf dem Dokument selbst angebracht oder ihm auf einem separaten Blatt beigefügt werden.
Das Zertifikat hat die von der Konvention vorgeschriebene Standardform und enthält in nummerierten Feldern Angaben zum Ausstellungsland des Dokuments, zur unterzeichnenden Person sowie dazu, wer wo und wann die Beglaubigung vorgenommen hat, außerdem Unterschrift, Siegel und Registriernummer.
Staaten, die dem Haager Übereinkommen beigetreten sind und in denen die vereinfachte Legalisation durch Anbringung des Apostille-Stempels gilt
* – einschließlich: Jersey, Bailiwick, Guernsey, Gibraltar, Isle of Man, Montserrat, Bermuda, St. Helena (Niederländische Antillen), Neue Hebriden, Turks- und Caicosinseln, Kaimaninseln, Jungferninseln, Falklandinseln.
** – nur im Gebiet von Hongkong und Macau.
Das Haager Übereinkommen gilt für Bildungsnachweise, Personenstandsurkunden, Arbeitsnachweise, Lebensbescheinigungen, Bescheinigungen, Vollmachten, Gerichtsentscheidungen sowie Unterlagen in Zivil-, Familien- und Strafsachen.
Die Apostille bedarf keiner weiteren Beglaubigung oder Legalisation und wird von den amtlichen Stellen aller Vertragsstaaten des Übereinkommens anerkannt.
Auf die Apostille kann verzichtet werden, wenn rechtliche Grundlagen bestehen, die die Legalisation eines Dokuments aufheben oder vereinfachen.
Eine Apostille wird nicht angebracht auf:
Das eigentliche Apostillierungsverfahren wird nicht im Übersetzungsbüro durchgeführt – unsere Mitarbeiter fertigen die Übersetzung an und bereiten die Dokumente für die Bestätigung bei den zuständigen Stellen vor.
Die Apostille wird bei folgenden Stellen angebracht:
Die Übersetzer unseres Büros verfügen über umfangreiche Erfahrung in der Legalisation verschiedenster öffentlicher Urkunden.