L'apostille è una procedura la cui comparsa, oltre mezzo secolo fa, era inevitabile. Il sistema precedente, che non offriva alternative, era quello della legalizzazione consolare (ancora oggi in vigore nei rapporti con alcuni Stati): lungo e articolato in più fasi, rallentava in modo considerevole la soluzione all'estero delle questioni più diverse, commerciali e personali, per i cittadini stranieri. La Convenzione dell'Aia del 1961 che abolisce l'obbligo di legalizzazione degli atti pubblici stranieri ha introdotto l'apostille come alternativa alla legalizzazione consolare, semplificando notevolmente l'intera procedura. Oggi, per il riconoscimento della validità giuridica di un documento ufficiale all'estero è sufficiente apporre l'apostille: uno speciale timbro rettangolare (marchio) che attesta la firma, il nome e cognome e la qualifica in cui ha agito il firmatario e, in alcuni casi, l'autenticità dei sigilli che accompagnano il documento. Tra i dati del timbro figurano il nome dello Stato che ha apposto l'apostille, il nome e cognome del firmatario dei documenti, il fatto che il documento sia soggetto ad apostille, la denominazione dell'ente che ha apposto i sigilli sul documento, l'autorità che ha rilasciato l'apostille e altri dati.
Secondo la legislazione russa, l'apposizione dell'apostille rientra nella competenza di enti quali il Ministero della Giustizia, il Ministero dell'Interno, il Ministero della Difesa, la Procura Generale, gli uffici dello stato civile (ZAGS), l'Agenzia federale degli archivi e gli organi esecutivi delle regioni della Federazione Russa. Ad esempio, se occorre legalizzare un diploma universitario o un diploma di candidato in scienze, il documento viene tradotto nella lingua ufficiale del Paese interessato, la traduzione viene autenticata da un notaio (in sostanza il notaio certifica la firma di un traduttore professionista certificato), mentre il sigillo e la firma del notaio vengono attestati con l'apostille. Precisiamo solo che, in alcuni casi, in base alla legge i documenti non richiedono l'autenticazione notarile e basta il timbro dello stesso studio di traduzione. Un'altra sfumatura: l'apostille non viene apposta sui documenti commerciali (dichiarazioni doganali, certificati e così via).
Tuttavia, anche l'apostille può non essere necessaria se tra gli Stati sono in vigore accordi sul reciproco riconoscimento dei documenti ufficiali (autenticati da notaio). Così, per i documenti russi l'apostille (e, in generale, la legalizzazione) non è richiesta nella maggior parte dei Paesi della CSI e dell'ex blocco socialista in Europa e in Asia (Polonia, Ungheria, Repubblica Ceca, Paesi dell'ex Jugoslavia e così via). Al contrario, l'apostille è necessaria per la legalizzazione dei documenti in Inghilterra, Stati Uniti, Canada, Germania, Francia, Italia e, in parte, in Spagna (esclusi i documenti dell'ufficio di stato civile), ecc.
Potete sempre ordinare presso lo studio Kerner una traduzione con autenticazione notarile e una traduzione con apostille. Siamo pronti a occuparci dell'apposizione dell'apostille presso gli enti e le istituzioni competenti della Federazione Russa entro i termini concordati.
La procedura di apposizione dell'apostille sui documenti consiste nell'allegare al documento, direttamente nel Paese di origine, uno speciale certificato chiamato "Apostille".
Può essere apposto sul documento stesso sotto forma di timbro oppure allegato su un foglio separato.
Il certificato ha una forma standard prescritta dalla Convenzione e riporta, in campi numerati, le informazioni sul Paese di origine del documento, sulla persona che lo ha firmato, nonché su chi ha eseguito l'autenticazione, dove e quando, con la sua firma e il suo sigillo e il numero di registrazione.
Stati aderenti alla Convenzione dell'Aia nei quali è prevista la legalizzazione semplificata mediante l'apposizione del timbro «Apostille»
* – compresi: Jersey, Baliato, Guernsey, Gibilterra, Isola di Man, Montserrat, Bermuda, Sant'Elena (Antille Olandesi), Nuove Ebridi, Isole Turks e Caicos, Isole Cayman, Isole Vergini, Isole Falkland.
** – solo sul territorio di Hong Kong e Macao.
La Convenzione dell'Aia si applica ai documenti relativi a istruzione, stato civile, anzianità lavorativa, certificati di esistenza in vita, attestati, procure, sentenze e atti relativi a cause civili, di famiglia e penali.
L'apostille non richiede ulteriore autenticazione né legalizzazione ed è riconosciuta dagli organi ufficiali di tutti gli Stati contraenti della Convenzione.
L'apostille può non essere utilizzata se esistono basi giuridiche che aboliscono o semplificano la legalizzazione del documento.
L'apostille non viene apposta su:
La procedura di apposizione dell'apostille non viene eseguita dallo studio di traduzione: i nostri collaboratori eseguono la traduzione e preparano i documenti per l'approvazione presso gli enti competenti.
L'apostille viene apposta presso le seguenti autorità:
I traduttori del nostro studio hanno maturato una notevole esperienza nella legalizzazione di diversi documenti ufficiali.