La procedura di autenticazione consiste nel confermare la genuinità dei timbri e delle firme dei pubblici ufficiali competenti apposti sul documento, nonché la loro conformità ai requisiti di legge del Paese di origine.
Nella maggior parte dei casi è necessaria negli ambiti del commercio internazionale e del diritto civile, ad esempio quando desidera:
e deve presentare un set di documenti costitutivi agli enti di registrazione di quello Stato o a quella banca.
Lo stesso vale se desidera:
anche in questo caso Le serviranno documenti tradotti e autenticati.
La legalizzazione dei documenti è un processo complesso e talvolta lungo, perché prevede la traduzione del documento, la sua autenticazione prima presso il Ministero della Giustizia della Federazione Russa e il Ministero degli Affari Esteri della Federazione Russa e solo dopo – la procedura consolare presso l'ambasciata del Paese interessato.
Per semplificare e velocizzare questo processo, dal 1961 per i Paesi aderenti alla Convenzione dell'Aia è prevista la legalizzazione semplificata.
Lo schema indicativo del processo di legalizzazione dei documenti è il seguente:
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